Directiesecretaresse

Vacature Omschrijving:Organisatie

De organisatie houdt zich bezig met de aanleg, onderhoud en het beheer van de electriciteits-, gas en warmtenetten en het opheffen van storingen in de infrastructuur.


Functiebeschrijving

1. Uitvoeren secretariële- en administratieve werkzaamheden: Het concipiëren van brieven en verzorgen van correspondentie voor de
directeur, manager en medewerkers.
Het selecteren van in- en externe post en het afhandelen hiervan.
Het verzorgen van declaratieafhandeling, attenties en relatiegeschenken.

2. Agendabeheer:
Het maken van afspraken binnen en buiten de organisatie.
Het beheren van de agenda van de directeur en/of medewerkers
van de afdeling.

3. Verzorgen van vergaderingen:
Het voorbereiden van vergaderingen.
Het verzorgen van vergaderingen (locatie, catering).
Het notuleren tijdens vergaderingen.
Het uitwerken van notulen en het opstellen van besluitenlijsten.
Het opstellen en bewaken van de actielijst.
4. Archivering:
Het beheren van correspondentiearchief en dossiers van de directeur en/
of afdeling.
Het verzorgen van de indeling van het archief, conform managementrichtlijn.
5. Ondersteunen en adviseren:
Het pro-actief inspelen op situaties en zonodig informeren van directeur.
en manager.
Het bewaken van de procedurele uitvoering van de gemaakte afspraken
en actiepunten en pro-actief hierin handelen.


Lees meer...