Een goede vergadering is de halve vergadering

	Een goede voorbereiding is de halve vergadering 31 augustus 2012 - Op Twitter volgt Carla van den Bos van Vergaderen doe je zo! de stream 'vergaderen' en 'vergaderingen'. Er zijn nu veel tweets over de eerste vergadering na de vakantie. Opmerkelijk is dat mensen vaak geen idee hebben waar het over zal gaan. Daarom schreef zij dit artikel over de voorbereiding van de vergadering. De voorbereiding van de vergadering is één van de belangrijkste onderdelen. Misschien wel het belangrijkste. U bent onderdeel van de vergadering, veelal heeft u daar zelf voor gekozen door lid te worden van een raad of door uw werk te gaan doen. Dan mag er ook verwacht worden dat u aandacht en tijd aan de vergaderingen besteedt. Door een goede voorbereiding vergadert u korter en weet u precies waar het over gaat. Daardoor vergadert u effectiever en kunt u inhoudelijk afgewogen besluiten nemen, die door de hele vergadergroep gedragen worden. Om de voorbereiding makkelijker te laten verlopen geeft Van den Bos vijf tips: 1. Zorg dat alle vergaderstukken ruim op tijd bij de deelnemers zijn Dan kan iedereen het voor de vergadering voorbereiden. 2. Kijk bij elk agendapunt wat het doel ervan is Is het een punt ter informatie? Bereid het dan zo voor. Kijk waar u meer over wilt weten en welke informatie mist. Is het een punt waarover moeten worden besloten? Welke argumenten zijn er voor en welke argumenten tegen het voorgestelde besluit. Welke onderdelen zijn niet duidelijk? Wat is het lange termijn effect van het besluit? Zijn er alternatieven, die niet genoemd zijn? 3. Bereid vergaderonderwerpen voor in kleine groepen Door het samen voor te bereiden leert u elkaar beter kennen en begrijpt u waarom iemand iets zegt. In een kleine groep praat iedereen makkelijker. Zo kan de persoon die in een vergadering weinig zegt beter tot zijn of haar recht komen. In een kleine groep luistert men beter naar elkaars argumenten en kunnen ze beter bediscussieerd worden. 4. Laat één persoon namens een groep rapport uitbrengen in de vergadering  Dit scheelt veel tijd in de vergadering. Immers: er praat maar één persoon in plaats van iedereen uit de groep. 5. Als de vergadering onderdeel is van uw werk: bereid hem voor op uw werk Zorg dat er tijd en ruimte is om het rustig en gedegen voor te bereiden. Spreek eventueel een tijdstip af met de andere leden van de vergadering om het samen voor te bereiden. Dan kunt u het op dat moment ook in de groepen voorbereiden. Bron. managersonline.nl