Vooral aardig voor ochtendmensen. Maar ochtendhumeur of niet, de werkdag eerder beginnen
heeft een aantal grote voordelen. Om te beginnen heb je minder last van
files. En wie eerder begint dan zijn collega's kan ook sneller weer
naar huis, da's een psychologisch voordeeltje. Maar het prettigst -
naast een kortere reistijd - is dat je in alle vroegte vaak veel
geconcentreerder kunt werken omdat je niet gestoord wordt door continu
rinkelende telefoons en kakelende collega's die je aandacht opeisen.
2. Profiteer van je energieke uurtjes
Vroeg beginnen heeft dus zo zijn voordelen, maar het is nu eenmaal ook
zo dat niet iedereen 's morgens het best werkt. Ben je een avond-,
ochtend- of middagmens, houd hier dan rekening mee als je je werk plant.
In het algemeen zijn de beste momenten om je te concentreren van 10 tot 12 uur of van 16 tot 18 uur. Zorg dat je dan de moeilijkste werkjes doet en je wint tijd.
3. Plan je pauzes
Je kunt tijd winnen door eerst tijd te verliezen. Klinkt vreemd? Om
efficiënter te werken en even je hoofd leeg te maken, kunnen 10 minuten pauze
wonderen doen. Zeker tussen twee zware opdrachten door. Werken in
blokken van 90 minuten kan daarvoor een handig hulpmiddel zijn. Een
wandelingetje door de gangen of even naar de printer lopen, kan soms al
genoeg zijn als onderbreking.
4. Switch niet van dossier naar dossier
Elke keer als je van onderwerp verandert, verlies je tijd en energie.
Hoe goed je je dossiers ook kent. Elke dag een uur op een dossier
werken, is geen goed idee.
Het is beter om je zo lang mogelijk op één dossier te concentreren en
zo goed mogelijk op te schieten. Plan je dag met een to do-lijst, met
eventueel de uren erbij. Zo blijf je gefocust op de belangrijkste taken,
en je zal zien dat je al snel een uur per dag uitspaart.
5. Leer nee zeggen
Heb je een strikte planning voor je werkdag maar komt een collega je
hulp vragen? Natuurlijk zeg je ja, want je helpt toch een collega in
nood? Maar als je twee of drie keer toestemt, gaat er veel kostbare tijd
verloren. Af en toe nee zeggen kan geen kwaad, zeker niet tegen wie je
dagelijks komt storen. Het kan helpen als je de contacten met die
collega’s formaliseert. Zeg hen diplomatiek dat je liever per mail
gecontacteerd wordt, zo kan je antwoorden wanneer het jou uitkomt. Of
stel voor om samen even kort koffie te gaan drinken.
6. Plan vaste mailmomenten
Hoe verleidelijk het ook is om regelmatig je mail te checken, het vreet tijd.
Pak een paar vaste momenten op de dag om je mail te lezen. Het meest
effectief is maximaal twee keer per dag. Voor sommige functies is het
noodzakelijk om scherper op de mail te zitten. Zorg dan dat je de snel
te beantwoorden mailtjes ook snel verwerkt. Reserveer voor de zaken die
meer tijd vergen een vast moment op de dag. En de niet-dringende
mailtjes kunnen natuurlijk naar een mapje worden verplaatst dat je op
rustige momenten verwerkt. Mail overigens wel altijd even een
ontvangstbevestiging als het langer duurt voor je antwoordt.
7. Zorg voor alleen positieve stress
Je werkt niet voor niks lange dagen. De werkdruk is hoog, maar als het
elastiek constant gespannen staat, verliest het aan veerkracht. Met een
beetje positieve stress
is niks mis. Sterker nog, het houdt je wakker, alert en
prestatiegericht. Je mag jezelf dus best op scherp zetten. Maar als je
op een punt komt dat dit omslaat in gespannenheid of zelfs faalangst, is
het tijd om op de rem te trappen. Niet zelden is dit een voorbode van
een burn-out.
8. Ruim je bureau op
Iedereen die een bureau vol stapels papier heeft - waar het zoeken is
naar een plekje om de koffie veilig neer te zetten - weet natuurlijk
feilloos welk document waar ligt. Toch werkt het efficiënter om je
bureau een beetje opgeruimd te houden. Gooi papieren die weg kunnen
meteen weg. Verwijder ook onnodige mappen op je computer, gebruik
gewoon het internet om informatie op te zoeken. Een schoon bureau
maakt fris in je hoofd en dat werkt prettiger. Het scheelt bovendien
een hoop tijd als je niet al die papieren voor een tweede of derde keer
hoeft te bekijken wanneer je eens in de zoveel tijd besluit de stapels
te kortwieken. Om de wildgroei van papieren in de toekomst te voorkomen,
is het handig om zaken snel af te handelen. Het scheelt ook gewoon veel
tijd als je niet meerdere keren op dezelfde kwesties hoeft terug te
komen.
9. Luister naar Bach
Wist je dat het luisteren naar klassieke muziek en in het bijzonder
barokmuziek zoals van Bach, wonderen doet voor je productiviteit. Barok
heeft namelijk een ritme van 60 tot 64 tellen per minuut, hetzelfde
ritme als onze hartslag. Door naar deze muziek
te luisteren gaan ook de hersenen op dit ritme werken, waardoor ze in
een staat komen die mensen helpt om twee tot drie keer zo snel
informatie op te nemen. Geen liefhebber van Bach? Barokke deuntjes van
componisten als Händel of Monteverdi leveren hetzelfde resultaat op.
10. Benut de boost van sport
Dat sporten gezond is wist je natuurlijk al, maar het geeft ook een
boost aan je werk. Bijna 80 procent van de medewerkers is productiever
op het werk door aan sport te doen, zo blijkt uit onderzoek. Meer dan de
helft voelt zich fitter en een vijfde komt er minder gespannen en
energieker door naar kantoor. En dat levert een frissere, productievere
werkdag en dus tijdwinst op. Niet gesport en wel een pittige dag voor de
boeg? Gedurende de werkdag kun je ook werken aan een betere conditie.
Neem bijvoorbeeld de trap in plaats van de lift, pak de fiets naar je werk of maak een wandeling tijdens de lunch.
bron:
http://www.mt.nl/99/23326/vaardigheden/10-manieren-om-een-uur-per-dag-te-winnen.html