Directiesecretaresse, 36 uur te Amsterdam
Organisatie
Een commercieel verzekeringsonderdeel van de overheid
Functiebeschrijving
In deze super leuke, veelzijdige functie als Directiesecretaresse (PA), heb je de volgende werkzaamheden:• Je beheert de agenda van de directeur, taxeert prioriteiten en maakt afspraken• Je ontvangt bezoekers voor de directie, regelt vergaderzalen en bestelt koffie of lunches• Je organiseert afdelingsoverstijgende bijeenkomsten zowel intern als extern, zoalsjaarplanbijeenkomsten, bedrijfsborrels en relatiebijeenkomsten• Je vergaart uiteenlopende (in- en externe) informatie, oriënteert je op ontwikkelingen in deverzekeringsbranche, werkt notities en beleidsstukken uit en fungeert in algemene zin alscoördinator van het directieteam• Je stelt de interne nieuwsbrief op en verspreid deze per email.• Je bereidt vergaderingen voor, notuleert, stelt besluiten- en actielijsten op en bewaakt devoortgang van actiepunten• Je beheert het Andreassysteem tbv bestuurlijke besluitvorming• Je zet directie opdrachten uit binnen de organisatie en bewaakt de afdoening• Je vergaart informatie mét de verzekeringsbranche en gemeente en stelt de interne nieuwsbriefop.• Je ondersteunt op parttime basis de manager schadebureau • Je coördineert het jaarplan en jaarverslag• Je coördineert de in- en externe communicatie-producten (zoals folders, brochures,informatiepagina's, relatiegeschenken/ bloemen)• Je bestelt kantoorartikelen voor de afdeling en consumpties voor vergaderingen en internebijeenkomsten• Je verricht, met inachtneming van de geldende eisen, normen en prioriteiten, alle overige taken,die nodig zijn voor een optimaal functioneren.
Functie-eisen
Wij vragen• MBO/HBO diploma• Een secretarieel diploma• Kennis van en ervaring met het voeren van een directiesecretariaat in een commerciëleomgeving• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal• Ervaring in de verzekeringsbranche is een grote preDe juiste kandidaat is representatief, professioneel en heeft een flexibele en no-nonsense instelling. Je begrijpt wat er gedaan moet worden en neemt waar mogelijk werk uit handen van de directeur en brengt structuur aan in de dagelijkse gang van zaken. Je weet goed prioriteiten te stellen, bent stressbestendig en accuraat en beschikt over het nodige organisatie talent. Je weet een absolutevertrouwensrelatie met je directeur op te bouwen en fungeert als klankbord voor haar en anderen in de organisatie. Je bent zelfstandig, maar kunt ook goed samenwerken. Je bent discreet en weet opadequate manier het relatiebestand te beheren. Je hebt oog voor detail, gevoel voor stijl en vindt het essentieel een goed eindproduct af te leveren. Inhoudelijke betrokkenheid, ‘feeling met de business’, eigen initiatief en creativiteit zijn essentiële elementen voor de juiste invulling van deze spilfunctie.
Arbeidsvoorwaarden
Een functie met uitzicht op vast dienstverband voor 36 uur per week. Een salaris van max € 2.900,- op basis van een 36-urige werkweek. Indien je in Amsterdam woont is er een volledige OV-vergoeding.
